كل ما يخص نظام قاعات الإجتماعات والمؤتمرات

نظام قاعات الإجتماعات والمؤتمرات وهو الكونفرانس سيستم وهو إجراء مؤتمر عن بعد من خلال الفيديو حيث تتفاعل فيه مجموعتين أو أكثر من البرامج والأجهزة بالإضافة إلى إرسال واستقبال إشارات الفيديو والصوت في وقت واحد من موقعين مختلفين أو أكثر حيث إن التطور والتقدم يشرعان من اتخاذ قرارات صحيحة هذه القرارات على الأغلب ما تصدر من قاعات الاجتماعات و المؤتمرات ، لذلك أصبح شرط على متخذي القرارات في المنشآت الحكومية تهيئة وإعداد نظام قاعات الإجتماعات والمؤتمرات بكل ما ساهم فى اتخاذ القرارات الصحيحة ، ومن أساسيات هذه التجهيزات هي الأنظمة الصوتية داخل القاعات الاجتماعية .

ما هي قاعة الاجتماعات : 

هي قاعة كبيرة الحجم تكون مخصصة من قبل الكثير من المؤسسات والشركات لعقد اتفاق الاجتماعات سواء بين الإدارة والموظفين أو استقبال ضيوف الشركة وتكون مخصصة لحشود أصغر من الأشخاص الذين لديهم نية للتعاون مع تبادل الأفكار سويا وقد تكون هناك بعض التقنيات الرئيسية المتاحة في الحلول الذكية لغرفة  الاجتماعات ولكن المساحة موجودة بشكل أساسي لتسهل العمل بين الأشخاص ويعتقد الكثير من الناس أن قاعة المحاضرات الكبيرة هي بالضبط ما يلزمون به ويحتاجون إليه لاجتماعهم ولكن إذا كان هناك شخصان أو ثلاثة فقط من الحضور ويحتاجون العمل كفريق فيعد اختيار قاعة للاجتماعات لتنفيذ التدريبات أو المؤتمرات ضروري حيث انه المكان الذي يتم فيه اجتماع الأفراد من أجل المشاركة بحدث محدد أو شرح المعلومات و تسود المنفعة على الكل . 

ما هو المؤتمر :

هو حدث يمكن ترتيبه من قبل جهة يكون الهدف منها جمع أعداد معينة من الأفراد في مكان محدد وأيضا وقت محدد من أجل النقاش في بعض الأمور المرتبطة بموضوع يهم جميع الأفراد الذين قد تم دعوتهم إلى ذلك الحدث وفي الغالب ما تأخذ المؤتمرات صفة الرسمية ويسفر عنها الكثير من القرارات نحو موضوع النقاش الذي يناقشه المؤتمر.

أنواع المؤتمرات : 

• المؤتمر الأكاديمي:

  وهو المؤتمر الذي يتم فيه مناقشة القضايا المتعلقة بالعلم و الأبحاث ويمكن أن يتضمن بعض ورش العمل. 

• المؤتمر الرياضي:

  وهو المؤتمر الذي يتم فيه مناقشة القضايا الحماسية كالتنافس والتطوير المتعلق بالرياضة. 

• مؤتمر الكتب:

  وهو المختص بمناقشة الأمور المتعلقة بتأليف الكتب ومراجعة الأعمال المطبوعة والمنشورة.

• المؤتمرات الصحفية :

  وهو الذي يتم عرضه أمام كل وسائل الإعلام حول موضوع معين ويتم فيه طرح بعض الأسئلة من قبل الصحافة والإجابة عنها وقد يشمل بعض الإعلانات عن موضوعات رياضية وسياسية وفنية .

• مؤتمرات السلام:

  وهو الذي يكون الهدف منه التوصل إلى حلول سلمية أو دبلوماسية للصراعات الإنسانية التي تحدث .

• مؤتمرات أولياء الأمور:

  وهو المؤتمر الذي يكون على مستويات المدارس والجامعات وأيضا المعاهد الأكاديمية للحصول على حلول المشكلات التي تواجه الطلبة وأدائهم الدراسي.

نظام قاعات الإجتماعات والمؤتمرات وما يستخدم فيه :

هناك الكثير من الأجهزة التي يتم ينسجم فيما بينها وخلق الانظمة الصوتية والوصول إلى الصوت المناسب و الملائم داخل المكان ومن تلك الأجهزة ما يلي:

• المايك :

  وهو جهاز يقوم ببعث موجات الصوت إلى نبضات كهربائية حيث يوجد به ثلاثة أجزاء أساسية :

• الجزء الأول : هو الجزء الخارجي للمايك ويعرف بالـ ( الكاڨر )
• الجزء الثانى : هو عبارة عن جزء السلك المرتبط بالجزء الثالث.
• الجزء الثالث : هو مغناطيس يتم عن طريقه تغيير وتحويل الموجات الكهربائية الملائمة لنفس طبقة الموجات الصوتية .

• • الامبليفير

    : وهو عبارة عن جهاز يقوم بتلقي الأصوات المنخفضة وإعادة العمل عليها ليتم تضخيمها بنسبة معينة حيث يتم تحديدها عن طريق مهندس الصوت.

  • الميكسر : يعمل هذا الجهاز على الدمج بين كل الأجهزة الصوتية وعن طريقه يتم التحكم فى جميع الأجهزة الصوتية السماعات الامبليفير وأجهزة التسجيل المتنوعة كما يمكنه العمل على الكثير من المصادر الصوتية فى ذات الوقت والدمج بينهم والسيطرة على مستوى الصوت لكل جهاز منهم.

• السماعات : وهى أهم جهاز في نظام قاعات الإجتماعات والمؤتمرات وينبغي تواجد سماعات ذات مقاومة ملائمة للعمل بكفاءة وقوة في المنطقة المحددة.

 

 

 

اهم مكونات الاجهزه الصوتيه والمرئيه لابد من تواجدها في قاعات الموتمرات الخاصه بك :

•  شاشة العرض Display

من اعم واوضح الاشياء في غرف الاجتماعات والموتمرات هي  شاشة العرض ،هنا سنتحدث عن الجزء “المرئي” من غرفة الاجتماعات المرئية والمسموعة ، وهو من أحد أدوات التعاون الاساسيه ، شاشة العرض هي ما تسمح لك رؤية زملائك في مواقع أخرى وعرض العروض التقديمية ومشاركة الشاشة من أجهزة الكمبيوتر المحمولة ، والأجهزة اللوحية وحتى الهواتف الذكية.

• الفيديو كونفرنس Video Conferencing

نلجاء الي تلك الاتصال للأطراف المتعددة  باستخدام عرض الفيديو ،او لمن لا يفضلون العمل وجهاً لوجه مع زملائهم،و قد يكون عقد المؤتمرات عن طريق الفيديو هو من افضل الاختيارات في العالم الرقمي.

• الميكروفونات والسماعات Microphones & Speakers

يعد الميكروفونات ومكبرات الصوت إضافة في غايه الاهميه إلى غرفة الاجتماعات الصوتية والمرئية، طبقا على الطريقة التي تريد بها استخدام الغرفة وميزات المساحة.

•  الاتصال Connectivity

هناك اتصال سلكي وايضا اتصال لا سلكي ،و اتصال يدمج بين السلكي واللاسلكي.

•  السبورة التفاعلية Interactive Whiteboard

تعد السبورة التفاعلية  أداة رائعة لإضافة إلى نظام معدات غرفة الاجتماعات ، وتسمح لك اللوحات البيضاء التفاعلية الكتابة  بشكل مباشرةً على السبورة بألوان متنوعه ، وتعليقها على صفحات الويب أو المستندات.

 

معايير اختيار أفضل نظام قاعات الإجتماعات والمؤتمرات:

1.) معرفة حجم المدعوين :

حيث تتباين الاجتماعات من اجتماعات صغيرة إلى أخرى كبيرة حيث يتم انتقاء القاعة على حسب حجم الأشخاص المدعوة فعلى سبيل المثال إذا كان اجتماع لمجلس الإدارة فلن يكون هناك حاجة إلى قاعة للاجتماعات ذات مساحة واسعة . 

ولكن إذا كان لديهم عدد هائل من المدعوين مثل تدريب موظفين أو اجتماع مع أصحاب أعمال خاصة فبالتأكيد يكون هناك حاجة إلى قاعة محا كبيرة. 

2.) تحديد مكان القاعة :

إن تحديد موقع القاعة الأقرب والأسهل في المجيء من قبل الأشخاص المدعوة يساعد في القدوم بسهولة ، فمن الأفضل أن يتم الأخذ في الاعتبار إذا كان مسارهم للقدوم سهل أو صعبة لكي يأتوا إلى الاجتماعات سواء كانت مؤتمرات أو تدريبات فإن اختيار أماكن قاعات حولها خدمات وسائل النقل المتنوعة من الاختيارات الموفقة لأنها تجعل الجميع يجد الوصول الى القاعة سهل وغير مزعج ومريح.   

4.) اختيار قاعة للاجتماعات مجهزة بالتكنولوجيا 

أمر ضروري جدا حيث يكون في أي مؤتمر و ورش تدريبية إحتياج إلى أجهزة للقيام بعرض محتواهم بسهولة و بطريقة سلسة وتعمل على توصيل المعلومات و التحدث بسهولة حيث يحتاج أي مؤتمر أو تدريبات الى  اتصال انترنت قوي . 

وإن كان هناك عروض تقديمية لشرح فكرة ومحتوى محدد يستحسن ان يكون هناك شاشة عرض و التكنولوجيا السمعية والبصرية ضرورية أيضا . 

مميزات اختيار قاعة للاجتماعات :

1.) منح انطباعات جيدة :

لها مميزات كثيرة مثل أنها تعطي الفرصة بمنح انطباع اول جيد و تكون من ضمن المظهر الخارجي الأول عندما يجتمع أصحاب الأعمال والشركات والعملاء والموظفين والمديرين أو منظمي التدريبات مع الأفراد. 

ويعتبر الانطباع الأول هو الفرصة الذهبية حيث يمكن أن تكتسب الشركة عملاء جدد و شراكة هائلة مما يؤدي إلى انتشار أعمال الشركة و كبرها.

2.) تضمن الخصوصية والسرية :

يشمل اختيار قاعة للاجتماعات الخصوصية والسرية التامة  العمومية لأنها تكون قاعة مغلقة على الأفراد الموجودين بها لكي يتشاروا و يتشاركوا في مصلحة تجمعهم تساعدهم في تحسين أنفسهم مثل التدريبات أو تحسين الشركة عند حضور المؤتمرات. 

فكل المعلومات تكون مثل إنجازات الشراكات أو التدريبات او المؤتمرات تكون محفوظة داخل جدران قاعة للاجتماعات وتكون من أساسيات وأهم نظام قاعات الإجتماعات والمؤتمرات .

4.) الأتصال بالأنترنت

هناك الكثير من انواع قاعات الاجتماعات التي يتوفر فيها الاتصال بالأنترنت فمن السهل استخدام الأجهزة و اللوحيات الذكية و المعدات المتنوعة خلال الاجتماعات ويكون هذا الاتصال بالانترنت آمن لكي يتم توصيل كل المعلومات بطريقة سلسة وسهلة .

في النهاية

ومن هذا المنطلق أخذت شركة الترا فيجن هذا الأمر باهتمام خاص بتوفير الكثير من نظام الإجتماعات و المؤتمرات حيث يفيد الكثير إن لم يكن كل الاجتماعات على تباين مستوياتها وعدد الحاضرين فيها من أنظمة صوتية و انظمة مؤتمرات قاعات الاجتماعات و أنظمة صوتية خاصة فى الاذاعة الداخلية بجودة رائعة و صوت نقى جدا وفي الختام ينبغي عليك التأكد من أن شركة الترا فيجن هي اختيارك المناسب والأمثل إذا كنت ترغب في شراء أو تركيب أي منتج من الانظمة الصوتية وغيرها.