دليلك لتجهيز قاعة محاضرات عصرية متطورة

تجهيز قاعة محاضرات عصرية ومتطورة تعد استثمارا طويل الأمد فى أى مؤسسة تجارية أو علمية ، نظرا لدورها الهام فى عمل المحاضرات والندوات وتدريب الأفراد المنتمين للمؤسسة وتجهيز كوادرها ، لذلك لابد من مراعاة عمل أجواء احترافية مريحة نفسيا تساعد على الإبداع والتركيز والفعالية بين الحضور لعمل محاضرات بشكل احترافى مميز .

نقاط أساسية يجب مراعاتها قبل تجهيز قاعة اجتماعات احترافية 

قبل البدء فى العمل لتجهيز قاعة الاجتماعات الخاصة بالمؤسسة يجب الالتفات لعدد من العناصر الأساسية التى يترتب عليها نجاح القاعة من عدمها ، وكيفية تقييمها من احترافية او عادية ، ومن أهم الخطوات :

• اختيار المساحة 

قبل اختيار غرفة الاجتماعات المناسبة بالمؤسسة لابد من مراعاة الأعداد المتوقع حضورها لـ تنسيق وتحضير غرفة تناسب عدد الحضور من خلال مساحة مناسبة وتجهيزها بالأثاث والأجهزة التكنولوجية المناسبة .

• اختيار الموقع 

لابد من اختيار موقع مميز لغرفة الاجتماعات سهل الوصول و مزود بنوافذ زجاجية كبيرة تطل على الخارج للاستفادة بالوان السماء والأشجار التى تساعد على الاسترخاء وصفاء الذهن والراحة النفسية ، وهو مايساعد على الابتكار ونجاح الاجتماعات والمحاضرات .

• اختيار الإضاءة 

يفضل تزويد القاعة بأنظمة إضاءة متطورة تساعد على الاستفادة من الاجتماعات المختلفة من محاضرات تتطلب اضاءات عالية ، واخرى خافتة عند عرض فيديوهات توضيحية .

• الوان القاعة

الوان القاعة لابد أن تدل على هوية المؤسسة من جهة ، ومن جهة أخرى يفضل أن تحتوى على ألوان هادئة على العين وتساعد على صفاء الذهن والتركيز ، مثل درجات الابيض المختلفة والرمادى .

• تجهيز القاعة 

قاعات المحاضرات الحديثة أصبح جزء لا يتجزأ منها التجهيز التكنولوجى لمظهر المؤسسة الاحترافى امام الحضور ، وايضا تسهيل المهمات على الحاضرين والمستمعين ، ومنها تركيب عازل صوتى لضمان التركيز وعدم إهدار الوقت ، و تجهيزها بشاشة كبيرة لعرض الفيديوهات التوضيحية ، ومكبرات صوتية احترافية وميكروفونات تساعد على سهولة التواصل وتزيد من الفعالية .

دور تجهيز القاعة في نجاح المحاضرات

بدون شك عند تجهيز قاعة محاضرات احترافية تساعد على توفير بيئة فعالة لمحاضرات أعلى كفاءة وفعالية للاستفادة القصوى من الندوات والاجتماعات مما يساعد على أكبر نسبة نجاح من أهداف المحاضرات بها ، ومنها :

زيادة التركيز 

قاعة محاضرات مجهزة وموفرة كل عوامل الراحة ، من اناقة القاعة وتجهيزها تكنولوجيا وتوفير مساحة خالية ، تلك التجهيزات تساعد على زيادة التركيز بالتالى تحسين الإنتاجية وتحقيق نجاحات .

احترافية المؤسسة

عند تجهيز قاعة المحاضرات بشكل مهنى احترافي يعكس ذلك صورة إيجابية للحضور عن عقلية احترافية للمؤسسة واختلافها عن الآخرين.

توفير بيئة ناجحة

تساهم قاعة المحاضرات الناجحة في تزويد العاملين بدورات وورش عمل تدريبية بأحدث الأساليب والإمكانات من خلال تقنيات العرض الحديثة الشيقة.

تعزيز المشاركة

من خلال تجهيز القاعة بالأدوات الصوتية والمرئية المختلفة تساهم فى تسهيل المشاركة بين الحضور وبعضهم ، وايضا من خلال محاضرات الفيديو كونفرنس تسهل من إجراء الاجتماعات بسهولة مما يساعد على سرعة التعلم والفعالية لجميع الحضور .

أهم عناصر تجهيز قاعة المحاضرات الحديثة

هناك عناصر أساسية عند تجهيز قاعة محاضرات حديثة لابد من عدم إغفال أي منها للاستفادة القصوى من القاعة وذلك من خلال عدد من التحضيرات ومنها:

اولا : التجهيزات الأساسية

• التخطيط

لابد من التخطيط الجيد للغرفة للحصول على منظومة متكاملة من خلال استغلال المساحات المتاحة بالغرفة لوضع الطاولات والكراسي والشاشات ، مع ترك مساحات مناسبة للحركة بسهولة .

• الطاولات

هناك مخططات عديدة لغرف الاجتماعات وتختلف حسب المساحة المتاحة ، ولكن بشكل عام يتم وضع طاولة كبيرة أمام المتكلم ويفضل أن تكون مرنة الشكل حسب الاستخدامات ، مع وضع طاولات اخرى بحجم أقل موزعة بشكل متناسق بالمكان .

• الكراسى

يتم حصر أكبر عدد ممكن حضوره بالقاعة وتحضير كراسى لهم ، وتجهيزها اى وقت للاجتماعات والحضور الكبير  ، ويفضل أن تكون طبيعة الكراسي مريحة نظرا للاجتماعات الطويلة وعدم فقدانهم التركيز بسبب عدم أريحية المقاعد .

• نظام الإضاءة

تجهيزات الإضاءة الحديثة أصبحت تحتاج لخطة متطورة لإنارة المكان بالصورة المطلوبة ، وايضا كقطع ديكور مميزة موزعة بالقاعة بعناية تعطى مظهرا أنيق .

• مكيف الهواء

عند تركيب مكيفات الهواء بالقاعة من الأفضل أن تكون مكيف مركزي لسهولة توزيع الهواء بالمكان ، وفي حالة عدم الامكانية يفضل قياس مساحة القاعة وتجهيز مكيفات مناسبة لجودة التهوية وعدم الشعور بالاختناق فى المحاضرات كبيرة العدد .

• ركن القهوة

ركن القهوة بقاعات المحاضرات يعطى مظهرا احترافيا وانيق حيث يقدم المشروبات الساخنة المختلفة لزيادة التركيز ، وهو يعتبر جزء مهم اوقات الفواصل والراحة بين الاجتماعات لتجديد النشاط والقدرة على الابتكار والإبداع .

ثانيا : البنية التكنولوجية

• تقنيات العرض

يجب تزويد قاعة الاجتماع بتقنيات عرض مناسبة ، مثل شاشة كبيرة بمكان مناسب يمكن للجميع رؤيتها بوضوح ، وهى تستخدم للشرح والتوضيح من خلال فيديوهات توضيحية ، او يمكن من خلالها إجراء محادثة فيديو كونفرنس مع محاضرين من أماكن أخرى لاستفادة أكبر . 

• النظام الصوتي

يجب تركيب منظومة صوتية مناسبة لحجم الغرفة من حيث توزيع مكبرات الصوت بشكل مناسب ، لسهولة الاستماع والتواصل بين الحضور وبعضهم ، مع تركيب ميكروفونات لتمكين الحضور التواصل مع المحاضر وتوجيه الأسئلة الخاصة بهم دون أى عائق يتعلق بالمساحات وعدد الحضور الكبير .

• شبكة انترنت قوية وتركيب كاميرات

يجب تركيب وحدة انترنت سريعة خاصة بالقاعة لتقديم الخدمات للحضور للبحث والاستقصاء عن المعلومات ، وايضا يتم استخدامها من خلال الاجتماعات المرئية عالية الجودة ، وتقديم العروض التوضيحية المقترحة أثناء المحاضرات ، ومن جهة أخرى يفضل تركيب كاميرات رقمية عالية الجودة لتسجيل الجلسات وتقديمها للغائبين عنها .

• استخدام تقنية الذكاء الاصطناعي

من خلال التقنيات العصرية مثل استخدام الذكاء الاصطناعي يتم الاستعانة به من خلال الاجتماعات لتحليل ما قد تم مناقشتة وتزويدة بآراء إضافية تدعم المحاضرات .

إرشادات لاستمرارية امتلاك غرفة محاضرات عصرية

مع سرعة التطور والتجديد في معالم الأشياء حاليا ، من الممكن تجهيز غرفة محاضرات حديثة وبعدها بفترة وجيزة يتم استحداث أمور جديدة بالقاعات تجعل من قاعتك غير مواكبة للتطور ، او تلف بعض الاجهزة الموجودة والاستعانة بالطرق التقليدية يجعل منها بدائية ، او حتى استحداث ديكور اثاثات جديد بشكل أكثر تنظيما ، لذلك لابد من الالتفات إلى عدد من الأشياء ومنها ، تصميم قطع الأثاث بشكل مرن يقبل تشكيلة لقطع وتجمعة حسب الحاجة لذلك ، وأيضا يجب استخدام تقنيات تساعد على التشجيع على الفعالية بالقاعة مثل اللوحات الذكية ، مع تدريب الحاضرين على استخدامها بشكل جيد للاستفادة بجميع الامكانيات التى تم توفيرها ، مع ضرورة الصيانة الدورية كل فترة والتأكد من سلامة الأجهزة المختلفة .

فى النهاية 

قاعات المحاضرات الحديثة لم تعد كما فى الماضى من كونها مجرد غرفة مناسبة وبها بعض من الأثاثات ، فهى الأن أصبحت صورة تعكس احترافية المؤسسة التي تنتمي لها من خلال تحضيرها تكنولوجيا باحدث الامكانيات المتاحة ، وتجهيزها بألوان دهان تناسب هوية المؤسسة مع اضافة الوان هادئة على العين تساعد على الراحة النفسية وعدم التشتت ، وعند تحقيق كافة التفاصيل يمكنك الاستفادة بغرفة محاضرات عصرية أنيقة ، تساعد على زيادة تركيز الحضور والابداع ، بالتالي تحقيق جميع النتائج المرجوة بسهولة أكبر من المعتاد ،و فريقنا في الترافيجين، مستعد لتجهيز قاعات الاجتماعات المتطورة بمواصفات انيقة  تساعد على تحقيق أعلى مستويات الأداء والجودة التي تتمناها فى أسرع وقت ممكن .