في عصرنا الحالي يعتبر التواصل هو من أهم ما تواجه وتقوم به الشركات مع عملائها، حيث نجد مجالات كبيرة من المؤسسات تقوم على تأسيس تواصل فعال مع عملائها بكل مكان ،وقد تقوم تلك الشركات بالبحث عن الوسيلة البسيطه والسريعه التي تحقق لها التواصل الجيد والسريع والقوي ليقوم بضم حديث من موظفيها او مابينها وبين ايضا عدد من عملائها بوقت واحد وعملاء ونفس جودة الاتصال بينهما حيث سيتم تقديم كل ما يشمل على تجهيز قاعات المحاضرات وتوضيح جميع مميزاتها .

ما هي  قاعات المحاضرات :

إنها غرفة كبيرة  في الحجم تقوم به المؤسسات كثيرة التخصصات ليتم عقد الاجتماعات بها ، تتمثل بين الموظفين ،والإدارة، أو لاستقبال عملاء وضيوف الشركة.

و هناك قاعة يبدا بها عقد المحاضرات والاجتماعات أفضل من تنفيذها داخل غرف الموظفين، حيث يتم بها تهيئه البيئة المناسبه للقيام بما ياتي:

• المناقشة.
• البحث.
• توافر وأماكن مريحة.
• يتمكنون فيها بتدوين الملاحظات ثناء المحاضرات والاجتماعات .

 فيما يخص مكان غرفة الاجتماعات من الأفضل ان يتواجد  في مكان بعيد ومنعزل ، ويبعد عن مناطق التشويش ،والإزعاج ، وكذلك بعيد عن اجزاء الدخول والخروج الخاص بالمواظفين ،حيث لا يحدث اي إزعاج الى الموظفين اثناء الاجتماعات.

قد تختلف طرق تجهيز قاعات المحاضرات  و الاجتماعات وذلك علي حسب حجم الشركة ،وعدد الموظفين بها والكثير من العوامل الأخرى، بل في بعض الاوقات قد تحتاج الشركات أو المؤسسات  بحجز غرفة اجتماع (قاعات ) خارجية كي تناسب الظروف والأوضاع الجديدة.

ما الذي يدفعنا إلى تجهيز قاعات المحاضرات :

أن الحلول الذكية تساعد غرف الاجتماعات على تنظيمات وتجهيزات الإجتماعات والمؤتمرات، والندوات عن طريق الانتفاع من المرافق التجهيزية في القاعات إلى أكبر حد ممكن، ويحدث ذلك عن طريق توافر جو مريح ومهيأ ومناسب للحضور من خلال تقنية التحكم الذكي بدرجة حرارة القاعة وتشغيل الإضاءة المناسبة عندما يبدأ العرض و التحكم  في الستائر الكهربائية وجوده تكييف الهواء ، والتحكم ايضا في تشغيل أنظمة الوسائط المتعددة وغيرها بما يتفقان مع بعض المنتجات القياسية ،مثل ،المقابس ،والمفاتيح ،وملحقات الهاتف، والتلفزيون و منافذ ال USB .

تجهيز قاعات المحاضرات عن طريق الأنظمة الصوتية والمرئية:

وتعدد أنواع ذلك الأجهزة بحسب احتياج الاجتماعات الندوات حيث تتمثل في 

• شاشة لعرض الصور أو الفيديوهات

في تجهيز قاعات المحاضرات يلزم بان يوافر بها شاشة كبيرة ليتم عرض التقارير المصوَّرة ، مما حيث أن أول شيء يتم ملاحظته أي شخص عند الدخوله إلى قاعة المؤتمرات هو شاشة العرض بالتاكيد ،انه الجزء “المرئي” بداخل قاعة الاجتماعات المرئية والمسموعة ، ويعد أحد وسائل التعاون الاساسيه .

تعتبر شاشة العرض هي ما تبوح لك وتمكنك من رؤية زملائك بمواقع أخرى، ويعرض بها العروض التقديمية، أو وتنفيذ فيديو كونفرنس Video Conferencing مما أن عقد المؤتمرات من خلال الفيديو إنه خيارك المناسب و الافضل في العالم الرقمي،  ويعد مشاركة الشاشة من خلال أجهزة الكمبيوتر ،والمحمولة، والأجهزة اللوحية وأيضا الهواتف الذكية ، ليتم توضيح الافكار المدونة وغيرها ، مما قد تكون شاشة تلفزيون ضخمة ويجب أن تكون شاشة عرض عن طريق الحاسوب.

• الميكروفونات والسماعات Microphones & Speakers

تعتبر الميكروفونات ومكبرات الصوت شي مهم يجب توافره  بتجهيز قاعات المحاضرات تبعا الي  الطريقة الذي يهدف بها استخدام الغرفة ومميزات المساحة.

• الاتصال Connectivity

هناك اتصال سلكي و اتصال لاسلكي و اتصال يدمج بين السلكي واللاسلكي. وانه ايضا من اهم الاشياء التي يلزم توافرها في تجهيز قاعات المحاضرات في العصر الحالي.

• السبورة التفاعلية Interactive Whiteboard

تعتبر السبورة التفاعلية أنها أداة فعالة ومهم بالإضافة إلى نظام معدات قاعة أو غرفة الاجتماعات، وتسمح لك  تلك اللوحات البيضاء التفاعلية بالتدوين مباشرةً على السبورة بألوان متنوعة ,وتثبيتها على صفحات الويب أو المستندات.

ما هي مميزات تجهيز قاعات المحاضرات ؟

تعد قاعات المحاضرات بها العديد من مزاياها وفوائدها التي توفرها لمؤسستك او شركتك ، مما يمكن توضيح تلك المميزات في النقاط التالية :

• توافر تواصل فيديو ذات جودة فائقة .
• يسهل بها عقد المؤتمرات والاجتماعات.
• يوجد تواصل مرئي وبصري متواصل بدون توقف .
• يساعد علي التواصل بين شخصين أو أكثر.
• يسمح بالتواصل من أماكن منفصلة وبعيدة عن بعضها.
• تكلفة قليلة ويوفر جدا من التكاليف على المستخدمين.
• يسهل التواصل به دوليا ببلاد منفصلة عن بعضها.
• توفير تواصل مامن وغير قابل للاختراق.
• وجود تقنية مشاركة صوت وصورة بجودة فائقة.
• يتميز بسهوله عرض الملفات او صور او وثائق ويسهل المشاركة  
• يعرف بواجهة المستخدم  فهو سهل الاستخدام وذكية.
• يتميز بسهولة التركيب والتشغيل عن طريق توصيلها بشبكة الإنترنت فقط .
• يسهل ربط العديد من الفروع ببعضهما من خلال شبكة الانترنت.
• يساند أكثر من خط من خلال بروتوكول الإنترنت.
• يحتوي على السماعات السلكية واللاسلكية.
• يحتوي على مكبر صوت عالي الجودة.
• يتميز بخاصية البلوتوث والسماعات.
• يتميز بمنافذ للخطوط الأرضي والفاكس.
• يحتوي على شاشة فائقة الجودة والنقاء بعرض الصورة.
• يحتوي على خدمة الاتصال بشبكة wi-fi .

كيف تقوم باختيار افضل تجهيز قاعات المحاضرات

أن هناك الكثير من المعايير الهامة الذي يجب عليك النظر اليها عند اختيارك لغرف الاجتماعات، ومن أهمهم :

أولاً : جودة الصوت والصورة أثناء الاتصال

 يعد من الخصائص الهامة الذي يجب أن تتوفر في غرف المحاضرات الذي ستقوم بتحديدها هي جودة الصوت والصورة الجيدة يجب أن تكون غرفة المحاضرات  تحتوي على مكبر صوت عالي الوضوح وتوفر لك التحكم في مدى  ارتفاع وانخفاض الصوت، كما يجب أن توفر لك صوت نقي وواضح، بالإضافة لضرورة وضوح الصورة وأن يكون الفيديو عالي الجودة حتى تكون جميع تفاصيل الاجتماع واضحة لكل المتصلين عبر الإنترنت.

ثانياً :  إمكانية إرسال وسائط متعددة

ينبغي على غرفة الاجتماعات التي ستقوم بها في شركتك أو مؤسستك أن تكون بجهزه بميزة إرسال الوسائط المتعددة خلال الاجتماع، عن طريق تلك الميزة ستقدر أن  ترسل جميع الملفات و الصور والوثائق خلال الفيديو، كذلك أيضا ستتمكن من عرضها بشكل مباشر أمام المشاركين بالاتصال، ولم تحتاج إلى الخروج من الاجتماع وإرسالها من خلال البريد الإلكتروني أو من خلال أي طريقة تواصل أخرى، وبالطبع توفر لك غرف الاجتماعات خاصية إرسال الوسائط بشكل سريع وواضح.

ثالثاً : الخصوصية والسرية وأمان الاتصال

ان عند اختيارك لغرفة الاجتماعات لشركتك فيجب احتواءها على خصوصية الاتصال وسرية البيانات، فينبغي أن يكون الاتصال آمن وليس قابل للاختراق، مما يجب أن يحتفظ بالمعلومات وبيانات الاتصال في قواعد بيانات وسيرفرات امنه جدا ،للمحافظة على خصوصية وأسرار المتعلقة بالشركة و بيانات العملاء 

رابعاً : سهولة الاستخدام والتشغيل 

تعد من أهم الخصائص الذي يلزم أن تتوافر بالغرف عند البحث عنها واختيار ما افضلها بأن تكون سهلة التشغيل والاستخدام، أن الأمر لا يتطلب طرق معقدة للتشغيل أو تعقيدات في التركيب،مما يجب أن توفر لك جميع الطرق والمعارف والأدوات التي تحتاجها للتواصل مع عملائك بكل سهولة ويسر. 

كيف يدخل تجهيز قاعات المحاضرات في نجاح اجتماعك و إلى تعاون مثمر :

التجهيزات الفنية :

توجد عدة اشياء فنية لازمة لنجاح الاجتماعات والمحاضرات، ويشمل ذلك الطاولات والكراسي والاتصال بالإنترنت وأيضا شاشات العرض وألواح المعلومات وتجهيزات الصوت والفيديو وخلاف ذلك ، في مساحات الاجتماعات المجهزة بالخدمات، جميع تلك المتطلبات الأولية يتم تلبيتها بمعرفة القائمين عليها، وهو ما يعطي المؤسسات حرية التركيز على المحتوى الأساسي وعرض الاجتماع ذاته.

الجانب الإداري :

تشكل المحاضرات جزءًا مهما من عمليات وتجارب القوى العاملة وحسب طبيعة الكيان التجاري، يمكن أن يتم عقد أكثر من اجتماع في اليوم الواحد وتنظيم وجدولة تلك الاجتماعات بالإضافة إلى إعداد المعاملات الورقية والمستندات المتعلقة بها قد يشكل مسؤولية على الشركة.

قاعات الاجتماعات المتوفرة للإيجار والمجهزة بالخدمات يوجد بها سكرتارية ومحترفين بالإضافة إلى تمتعهم بخبرة فيما يخص إدارة الاجتماعات، ويتولى الإداريين بقاعة الاجتماعات ترتيب جميع الشروط الإدارية والمعاملات والورقية وبذلك يتسنى للمؤسسة ترشيد موارد الشركة الحيوية.

الكثير من الأماكن المخصصة للاجتماعات العادية بها وصلات وبيئة فنية ضعيفة فيما يتعلق بتسهيل إقامة اجتماعات مثمرة،  والقوى العاملة اليوم لديها علم واسع بالتقنيات الرقمية الحديثة وتتطلب أماكن اجتماعات بها أدوات التعاون الحديث وتجهيزات فنية خلال الاجتماعات.

في النهاية

ونظراً للتطور التكنولوجي الكبير الذي نشاهده العصر الحالي، فنلاحظ بأن ثورة الاتصالات الحديثة قد أخرجت لنا العديد من الأجهزة التي تعتمد على تقنية نقل الصوت عن طريق شبكة الإنترنت لتسهيل التواصل بأقل تكلفة، قد قومنا بتوضيح كل ما يتعلق بتجهيز قاعات المحاضرات وجميع مميزاتها في ذلك المقال المميز تجهيز قاعات المحاضرات.